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20 Abr El alcance y los riesgos en los proyectos de TI

De reglamentos, certificaciones, contratos y otras pesadillas

Cuando se trata de proyectos en general, siempre hay variables que no se pueden controlar. El secreto está en minimizarlas, y tener siempre una previsión de riesgo. Hasta aquí suena muy bien, ¿no?, de libro de texto.  Sin embargo, la realidad es muy diferente.

Como empresa integradora de TI, cuando se trata de proyectos grandes, nos toca trabajar, mediar y coordinar a muchos grupos diferentes que se encuentran de manera directa o indirecta, involucrados en el proyecto. MTnet ha participado en muchos proyectos de alto desempeño, como el del diseño e implementación de las redes, y el centro de datos (energía, enfriamiento)  de las nuevas instalaciones de una empresa tecnológica de clase mundial, parte de los Fortune 100’s, en Guadalajara.

contrato

El proyecto tenía un presupuesto inicial de $3,000,000,000 que incluía la construcción de los edificios, la estructura de TI, el mobiliario, ¡todo!  es decir, de principio a fin.  Está de sobra decir que para poder ejecutar, el alcance del proyecto debía estar definido con la mayor precisión posible, y detalles minuciosos sobre lo que está incluido, y también lo que no está incluido. Esto se tradujo en contratos de miles de páginas, con un nivel descriptivo inverosímil. El “extracto” del contrato que vivía en nuestra mesa de trabajo, tenía más de 4000 páginas.

Como podrán imaginarse, nuestra parte era solamente un componente pequeño del todo. El equipo de proyecto incluía muchas piezas que tenían que encajar juntas, y miles de variables que tenían el potencial de complicarse y salir mal. Al ser nuestro cliente una compañía internacional, todos los involucrados teníamos que jugar no solamente con las reglas y certificaciones de nuestro país, si no también con las certificaciones internacionales, y los requerimientos propios de la empresa. Además, los plazos a cumplir para ir entregando las diferentes etapas del proyecto (previas certificaciones concedidas) eran muy ambiciosas.

Diferentes compañías, distintos giros, prioridades de múltiple orden, pero todos obligados a trabajar en conjunto, en sincronía perfecta, ya que un retraso de cualquiera de las etapas, tenía un efecto dominó en el proyecto. Obviamente nuestra parte del trabajo iba de la mano con la constructora, y debíamos asegurarnos que nuestros requerimientos para cableado, para soporte eléctrico, etc, fueran consideradas y llevadas a buen término. La comunicación entre los diferentes equipos se volvió indispensable, ya que las decisiones (grandes o pequeñas) que se tomaran en cosas simples podían afectar nuestro trabajo y las fechas de entrega, y cada día de retraso acarreaba grandes costos. No bastaba concentrarnos solamente en nuestro proyecto individual, debíamos ver la foto completa, y entender cómo encajábamos en el producto final.

El proyecto fue todo un reto y hubo retrasos, por diferentes circunstancias, la mayoría atribuibles a los tiempos y problemas para conseguir diversas certificaciones en la construcción del edificio. Pero al final, en el camino, aprendimos valiosas lecciones:

1) La importancia del detalle, de la claridad de lo que está incluido y lo que no, aunque este se traduzca en contratos interminables que deben ser no solamente leídos, si no entendidos, estudiados, y subrayados para evitar contratiempos.

2) La comunicación y la armonía entre equipos, aunque nuestras metas individuales sean distintas, al final todos tenemos un objetivo común, y si todos le damos la importancia debida a los detalles, los riesgos se minimizan

En pocas palabras, ¡nunca asumir! No importa lo bien que se conozca al cliente, o al tipo de proyecto. Entre más detalle y más claridad haya entre el cliente, y los diferentes equipos de trabajo, menos errores.

A nosotros, MTnet, como empresa integradora, muchas veces nos toca mediar entre los diferentes equipos, y la visión global que tenemos del negocio, es parte de lo que nos hace diferentes de los demás, no importa el tamaño del proyecto.

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